Signalenonderzoek of persoonsgericht onderzoek

In sommige gevallen krijg je als organisatie het advies, of bestaat intern de wens of noodzaak, om een signalen- en/of persoonsgericht onderzoek te laten uitvoeren. In deze handreiking bespreken we de belangrijkste vragen om te stellen bij de overweging om een onderzoek in te stellen.  

Oriëntatiefase

Wanneer er één of meerdere signalen bij jouw organisatie binnen komen dat er mogelijk sprake is van grensoverschrijdend gedrag is het noodzakelijk om die signalen op te pakken. De vraag is dan alleen hoe. Soms is een onderzoek het daarvoor het juiste middel, soms niet.

Om te bepalen of onderzoek het juiste middel is en welk onderzoek past is het belangrijk om te starten met een oriëntatiefase. Lees daarover meer in de handreiking Signaal of melding beoordelen. Probeer allereerst meer duiding te geven aan de signalen. Dit kan door in gesprek te gaan met degene die een signaal heeft afgegeven en mogelijk daarna een gesprek aan te gaan met degene over wie het signaal is afgegeven. Als je als leidinggevende zo’n gesprek voert, zorg dan dat je empathisch luistert maar je neutraliteit bewaart en geen verwachtingen over de uitkomst wekt.

Wanneer er meer duidelijk is over de mogelijke ernst/omvang en het niet mogelijk lijkt te zijn om op een andere wijze één en ander op te lossen kan een onderzoek de oplossing zijn. Voor onderzoek wordt overwogen is het van belang om te weten of er al gesprekken of interventies hebben plaatsgevonden om de situatie te verbeteren en welk effect die hadden. Dit kan bijvoorbeeld gaan om gesprekken door een leidinggevende, coaching, bemiddeling of mediation.

Let op! Bij bepaalde ernstige signalen is het niet altijd wenselijk om aan degene die het signaal heeft geuit voor te stellen om in gesprek te gaan met degene die het gedrag zou hebben vertoond. Houdt rekening met de wensen van degene die het signaal heeft geuit, maar wees ook duidelijk dat je als organisatie één en ander serieus neemt en het belangrijk is dat duidelijk wordt wat er is gebeurd. Omdat je als leidinggevende of toezichthouder verantwoordelijkheid draagt voor een veilige werkomgeving voor iedereen, kun je niet beloven dat je niets doet met de gegeven informatie. Als iemand (eerst) vertrouwelijk diens verhaal kwijt wil, kan diegene altijd terecht bij een vertrouwenspersoon.

‍

Intern of extern onderzoek

Sommige organisaties hebben de expertise in huis om intern onderzoek te doen naar grensoverschrijdend gedrag. Vaak is deze kennis of menskracht echter niet in huis. Dan is het verstandig om extern onderzoek te laten doen. Ook als de signalen gaan over de directie of bestuurders, of als er al teveel mensen betrokken zijn bij de zaak, kan het verstandig of nodig zijn om te kiezen voor extern onderzoek.

Doel van het onderzoek

Extern onderzoek gericht op het nader duiden van signalen kan vormgegeven worden door:  

  • Signalenonderzoek
  • Persoonsgericht onderzoek

Wanneer signalen (nog) niet gericht zijn op het handelen of nalaten van bepaalde personen kan ervoor gekozen worden om een signalenonderzoek te verrichten. Doel van het onderzoek is dan om meer duidelijkheid te krijgen over de aard en omvang van het grensoverschrijdend gedrag. Een signalenonderzoek kan een voorstadium zijn van een persoonsgericht onderzoek, afhankelijk van de uitkomsten.  

Wanneer er sprake is van meerdere concrete signalen gericht op een bepaald persoon of personen kan een persoonsgericht onderzoek nodig zijn. Het doel is dan om duidelijkheid te krijgen over het handelen of nalaten van die persoon of personen.  

Het verschil tussen een signalenonderzoek en een persoonsgericht onderzoek

Bij een signalenonderzoek zijn er signalen van mogelijk grensoverschrijdend gedrag maar richt dit zich (nog) niet specifiek op één persoon/personen. Bij een signalenonderzoek zal allereerst meer duiding gegeven moeten worden aan signalen en is geen sprake van hoor- wederhoor in de onderzoeksfase. De uitkomsten van een signalenonderzoek kunnen aanleiding geven voor een vervolg, zoals persoonsgericht onderzoek. Uitsluitend een signalenonderzoek kan geen basis zijn voor arbeidsrechtelijke gevolgen (zoals ontslag) gericht op een persoon. Een signalenonderzoek is vaak minder concreet en voldoet niet aan de waarborgen van hoor en wederhoor. Bij een persoonsgericht onderzoek is sprake van een concreet onderzoek, met verschillende waarborgen voor degene die onderzocht wordt.  

Persoonsgericht onderzoek

Afhankelijk van de aard, omvang, ernst, machtsverhoudingen en mogelijk gevaar van het grensoverschrijdend gedrag kan een persoonsgericht onderzoek overwogen worden. Bij deze keuze is het belangrijk om rekening te houden met de wens van melders, al gaat het belang van de organisatie voor. Doel van persoonsgericht onderzoek is om de waarheid naar boven te krijgen, dat betekent dat de melders dus naar voren moeten durven treden met hun verhaal. Als alle melders anoniem willen blijven is persoonsgericht onderzoek in principe niet mogelijk, de beschuldigde kan zich dan namelijk niet verdedigen. De uitkomst van het onderzoek kan soms duidelijkheid verschaffen, maar lang niet altijd. Daarnaast kan de uitkomst van het onderzoek soms anders zijn dan de ervaring of het gevoel van de melder. Daarvoor is dan alsnog nazorg nodig.  

Eisen voor persoonsgericht onderzoek

Onderzoek moet noodzakelijk zijn en voldoen aan de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit. Voor het verrichten van persoonsgericht onderzoek door een extern bureau is een vergunning nodig, dus check altijd dat een bureau in het bezit is van een dergelijke vergunning. Uiteraard moet een organisatie bij onderzoek de bestaande protocollen volgen en dient een extern bureau te beschikken over een onderzoeksprotocol waarin waarborgen staan voor zowel de melders als degene die onderzocht wordt.  

Onderzoek laten uitvoeren

Als je als organisatie opdracht geeft tot een onderzoek, is het belangrijk om het onderzoek te laten uitvoeren door onderzoekers die daartoe bevoegd en gekwalificeerd zijn. Zorg dat je bij je keuze de volgende vragen meeneemt:  

  • Heeft de onderzoeker de juiste ervaring? Een bureau met ervaring op het gebied van integriteitskwesties zoals fraude is niet altijd ervaren in onderzoek naar grensoverschrijdend gedrag.
  • Heeft het onderzoeksbureau in het geval van persoonsgericht onderzoek daarvoor een vergunning?
  • Hebben de onderzoekers die werkzaam zijn bij het bureau in het geval van persoonsgericht onderzoek een opleiding gevolgd en zijn zij in het bezit van de zogenaamde ‘gele pas’?  
  • Krijg je kritische vragen over aanleiding/noodzaak/doel van jouw verzoek tot onderzoek?  
  • Is de scope van het onderzoek helder?
  • Wat is het onderzoeksprotocol? Zijn de rechten van alle betrokkenen geborgd?
  • Wat pakt de organisatie op en wat pakt het onderzoeksbureau op (in bijv. informatievoorziening)?
  • Wat zijn de afspraken met het bureau over communicatie over het onderzoek? Het is belangrijk dat er hierover geen ‘ruis’ ontstaat bij de betrokkenen, zowel de mensen die gehoord worden als anderen in de organisatie. Wenselijk is dat communicatie binnen de organisatie over een onderzoek in afstemming met het bureau geschiedt. Maak ook van tevoren afspraken over eventuele communicatie naar buiten, bijvoorbeeld bij vragen vanuit de media.
  • Wat zijn de verwachtingen qua doorlooptijd van het onderzoek en de kosten?

Meer informatie en contact

Hoogleraar integriteit Rob van Eijbergen deelde in een video voor het Mores-evenement Van signaal tot herstel waardevolle tips over onderzoek voor directeuren en toezichthouders van organisaties. De video kun je hier terugkijken.

Wil je als organisatie sparren over het inzetten van een signalen- of persoonsgericht onderzoek of informatie over het proces, dan kun je via advies@mores.nl contact opnemen met een gespecialiseerde adviseur van Mores.