Als leidinggevende het gesprek aangaan met de beschuldigde
Als leidinggevende heb je een zorgplicht naar alle medewerkers. Dit houdt in dat je rekening moet houden met de belangen van zowel de melder, degene waarover de melding gaat (we noemen diegene hieronder de beschuldigde), als de rest van de organisatie. Dat betekent dat je bij de stappen die je neemt de belangen van alle betrokkenen en de organisatie moet meewegen.
Een gesprek met de beschuldigde kan noodzakelijk zijn om meer inzicht te krijgen in de melding en om mogelijke vervolgstappen in kaart te brengen. Het is belangrijk om dit gesprek zorgvuldig en goed voorbereid te voeren.
Voorbereiding op het gesprek
Overweeg de volgende aspecten voorafgaand aan het gesprek:
- Relatie en positie: Wat is de positie van de beschuldigde in de organisatie en de relatie met de melder?
- Geschiedenis: Is er eerder sprake geweest van soortgelijke beschuldigingen?
- Feiten: Welke feiten kun je al verifiëren? Wat weet je met zekerheid?
- Maatregelen: Zijn er tijdelijke maatregelen mogelijk en nodig om de situatie te de-escaleren?
Tips voor het gesprek
- Wees zo helder mogelijk over de reden van het gesprek en waarom het belangrijk is.
- Realiseer je dat de melding voor de beschuldigde als een verrassing kan komen en heftige emoties kan oproepen.
- Zorg dat de beschuldigde voelt dat er naar hen geluisterd wordt, ongeacht de inhoud van de melding
- Wees helder over je eigen rol. Leg uit wat je positie is en wat jouw verantwoordelijkheid richting alle betrokkenen inhoudt.
- Geef ruimte voor reactie én emotie. Laat de beschuldigde hun kant van het verhaal vertellen en geef ruimte voor gevoelens.
- Bespreek wat de beschuldigde zelf zou willen doen om de situatie op te lossen.
- Informeer beschuldigde over hoe het proces verder zal verlopen, welke vervolgstap je zet als leidinggevende en de mogelijke consequenties.
- Verwijs de beschuldigde naar mogelijkheden voor ondersteuning (afhankelijk van de aard van de melding), zoals een vertrouwenspersoon binnen of buiten de organisatie. Zorg dat de beschuldigde weet dat er begeleiding beschikbaar is
Als de beschuldigde aangeeft behoefte te hebben aan begeleiding of ondersteuning, kan die diens verhaal vertrouwelijk delen met een begeleider. Soms kan dat bij een vertrouwenspersoon binnen de organisatie -maar nooit bij dezelfde vertrouwenspersoon die de melder of de leidinggevende bijstaat- of soms bij iemand anders. Indien er geen geschikte vertrouwenspersoon binnen de organisatie is, kan de beschuldigde contact opnemen met externe vertrouwenspersonen, zoals die van Mores.
Vervolgstappen
Als de melding in kaart is gebracht op basis van de gesprekken met de melder en de beschuldigde, kun je de mogelijke vervolgstappen in kaart brengen. Dat kan informeel of formeel.
- Geen vervolgstap: Als beide partijen aangeven dat het gesprek voldoende was en zij het hierbij willen laten.
- Gesprek tussen partijen: De melder en beschuldigde lossen het onderling op met een gesprek.
- Bemiddeling of mediation: Schakel een onafhankelijke mediator in om beide partijen te begeleiden naar een oplossing.
- Onderzoek: Bij ernstige meldingen kan een intern of extern onderzoek nodig zijn om feiten vast te stellen.
- Aangifte: Bij kennis van strafbare feiten, zoals seksuele intimidatie of geweld, kan het nodig zijn om aangifte te doen.
Contact
Als je twijfelt over de aanpak of advies nodig hebt een specifieke casus, neem dan contact op met de HR-adviseur of vertrouwenspersoon van je organisatie of, als dat niet kan, een van de vertrouwenspersonen van Mores.