Op 12 mei was Karin Bosman te gast in het webinar over de (her)positionering van de vertrouwenspersoon. Bosman roept in haar boek De proactieve vertrouwenspersoon op om de vertrouwenspersoon in te zetten als strategisch kompas in de organisatie. Weg van alleen reactief luisteren, naar proactieve preventie, het versterken van de dialoog en bouw aan een cultuur waarin veiligheid de norm is – niet de uitzondering.

Tijdens het webinar deelde Karin Bosman concrete tips om de proactieve rol van de vertrouwenspersoon in de organisatie te versterken. In deze update delen we enkele van haar adviezen:

Vergroot de zichtbaarheid
‍Zorg dat de vertrouwenspersoon - juist ook als er geen incidenten zijn - zichtbaar is in de organisatie. Bijvoorbeeld met voorlichting, om het gesprek over beleid en preventie in de organisatie te faciliteren en door regelmatig informatie of artikelen te delen in de interne nieuwsbrief.

Maak de vertrouwenspersoon toegankelijk
Voor veel medewerkers is het een grote stap om in gesprek te gaan met de vertrouwenspersoon. Soms bestaat het beeld dat de vertrouwenspersoon er voor slachtoffers van grensoverschrijdend gedrag is en voelt de medewerker zich niet zo. Het kan ook zijn dat de medewerker twijfelt of wat diegene ervaart, wel grensoverschrijdend is. Wees je hiervan bewust en verlaag drempels in communicatie en bereikbaarheid van de vertrouwenspersoon.

Wees je bewust van taalgebruik
Termen als ‘melding’ en ‘melder’ zijn heel gebruikelijk voor vertrouwenspersonen, maar kunnen afschrikken of verwarring veroorzaken. Als vertrouwenspersoon ga je in gesprek, en dit gesprek is geen melding. Een melding van grensoverschrijdend gedrag hoort bij de leidinggevende thuis.

“Een gesprek is geen melding. Een melding is geen gesprek. Wie dat niet uitlegt, vergroot het risico op teleurstelling, verwarring en wantrouwen.”

Zorg dat de vertrouwenspersoon signalen kan opvangen en delen
Wat als ‘normaal’ gedrag geldt binnen de context van een organisatie, wordt vaak niet herkend als ongewenst en daarmee stappen medewerkers dus ook niet naar een vertrouwenspersoon. Toch kan dit gedrag wel grensoverschrijdend zijn of zo worden ervaren en daarmee impact hebben op het welzijn en functioneren van medewerkers. Het is belangrijk om je hiervan bewust te zijn en als vertrouwenspersoon breed te luisteren en te kijken naar de sociale dynamiek in de organisatie.

Wees kritisch op MTO-resultaten
Medewerkerstevredenheidsonderzoeken (MTO’s) kunnen worden beïnvloed door de manier waarop medewerkers deze invullen. Als zij het gevoel hebben dat hun privacy niet is geborgd, zullen ze de vragen mogelijk anders beantwoorden. Daarnaast zegt een gemiddeld positieve score weinig over de ervaren individuele sociale veiligheid of over het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag in de organisatie.

‍Toon mildheid
Iedereen kan een keer de grens van een ander overgaan, ook zonder dat je daar bewust van bent. Mildheid naar elkaar draagt ook bij aan de sociale veiligheid binnen de organisatie.

Blijf proactief, dit vergt voortdurende aandacht
Werken aan sociale veiligheid in de organisatie is nooit af, dit vergt doorlopend aandacht. Zie sociale veiligheid dan ook niet als een project, maar als een houding die voortdurende pro-activiteit vereist. Dit is een gedeelde verantwoordelijkheid van alle betrokkenen in de organisatie.

“Proactieve preventie is geen set maatregelen. Het is een doorlopende beweging, die vraagt om een andere houding bij vertrouwenspersonen en organisaties. Erken dat ‘proactief’ niet alleen een strategie is, maar ook een mentale staat.”