Een vertrouwenspersoon aanstellen

Grensoverschrijdend gedrag kan in iedere organisatie voorkomen. Daarom is het belangrijk dat medewerkers, maar ook zzp'ers of vrijwilligers, de mogelijkheid hebben om laagdrempelig met een vertrouwenspersoon te spreken. Daarnaast heeft een vertrouwenspersoon een belangrijke rol bij preventie, door de organisatie gevraagd en ongevraagd te adviseren over beleid en procedures en voorlichting te geven.

De vertrouwenspersoon die zich richt op grensoverschrijdend gedrag heeft drie kerntaken:

  1. opvang en begeleiding van degene die grensoverschrijdend gedrag ervaart
  2. signaleren van grensoverschrijdend gedrag en adviseren van leidinggevenden
  3. voorlichten en informeren van leidinggevenden en medewerkers

De vertrouwenspersoon kan daarnaast sparring partner zijn voor leidinggevenden of omstanders bij incidenten. Ook kan een vertrouwenspersoon iemand die is aangesproken op of beschuldigd van grensoverschrijdend gedrag ondersteunen. Sommige organisaties bieden daarvoor een aparte begeleider beschuldigde. De vertrouwenspersoon staat altijd aan de kant van degene die wordt begeleid en kan nooit verschillende betrokkenen bij hetzelfde incident ondersteunen.

Mores biedt een vangnet van vertrouwenspersonen voor iedereen in de culturele, creatieve en mediasector die te maken heeft met grensoverschrijdend gedrag en niet bij een vertrouwenspersoon in de eigen organisatie terecht kan of wil. Mores is echter geen extern vertrouwenspersoon van (aangesloten) organisaties en rapporteert in principe niet aan individuele organisaties. Het is daarom van belang dat je als organisatie een of meer eigen vertrouwenspersonen aanstelt.

Aandachtspunten bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon

♦ Extern en/of intern vertrouwenspersoon

Als organisatie kun je een of meerdere extern en/of intern vertrouwenspersonen aanstellen. Bij de overweging om een extern of intern vertrouwenspersoon aan te stellen speelt onder andere de grootte van de organisatie en het budget en de menskracht om vertrouwenspersonen binnen de organisatie op te leiden een rol.

Een extern vertrouwenspersoon is iemand van buiten de organisatie. Deze persoon heeft geen directe werkrelatie met de medewerkers en kan daardoor een grotere mate van objectiviteit en onafhankelijkheid bieden. Dit kan vooral in kleinere organisaties of organisaties met een sterke hiërarchische structuur een belangrijke overweging zijn. Een mogelijke beperking van een extern vertrouwenspersoon is dat deze minder zichtbaar en bereikbaar kan zijn binnen de organisatie. Daarom is het belangrijk dat de organisatie actief communiceert over de beschikbaarheid en werkwijze van de externe vertrouwenspersoon.

Een intern vertrouwenspersoon heeft dezelfde rol en verantwoordelijkheid als een extern vertrouwenspersoon, maar is ook werknemer in de organisatie en vervult deze taak vaak naast andere werkzaamheden. Dit kan bijdragen aan een laagdrempelige en toegankelijke ondersteuning voor medewerkers, omdat deze persoon de organisatiecultuur en interne processen goed kent. Een mogelijk nadeel van een intern vertrouwenspersoon is dat medewerkers aarzelen om zich te melden als de vertrouwenspersoon samenwerkt met mogelijk betrokkenen bij ongewenst gedrag binnen de organisatie. Daarnaast moet de werkgever tijd en middelen voor opleiding, nascholing en intervisie beschikbaar stellen.

Wees je er bij het aanstellen van een intern vertrouwenspersoon van bewust dat bestuur, directie HR of leidinggevenden deze rol niet kunnen vervullen. Zij hebben vanuit hun functie de verantwoordelijkheid om een veilige werkomgeving te bieden en moeten dus daarnaar handelen als ze meldingen of signalen van grensoverschrijdend gedrag krijgen. Zij kunnen daarom niet de vertrouwelijkheid beloven die de vertrouwenspersoon wel biedt.

Sommige organisaties kiezen voor een combinatie van een interne en externe vertrouwenspersoon om zo de voordelen van beide opties te benutten.

Let op: een intern vertrouwenspersoon is niet hetzelfde als een vertrouwenscontactpersoon. Een vertrouwenscontactpersoon is een functie binnen verenigingen met alleen vrijwilligers, waarbij een vrijwilliger na een korte cursus een luisterend oor kan bieden en kan doorverwijzen. Daarnaast is altijd een (extern) vertrouwenspersoon nodig die waar nodig verdere begeleiding geeft.

♦ Positionering en overeenkomst vertrouwenspersoon

Het is van belang een aantal zaken vast te leggen in een overeenkomst, omdat die niet bij wet geregeld zijn. Om de vertrouwenspersoon goed in positie te zetten is het van belang dat die intern verschoningsrecht en geheimhoudingsplicht heeft, wat betekent dat die binnen de organisatie geen antwoord hoeft te geven op vragen die de vertrouwelijkheid raken. Extern verschoningsrecht, zoals voor artsen of advocaten, is voor vertrouwenspersonen niet bij wet geregeld. Daarnaast is het van belang om de vertrouwenspersoon bescherming van diens rechtspositie te geven, bijvoorbeeld zoals die van de leden van de OR.

Naast afspraken over de rechten en plichten van de vertrouwenspersoon, is het van belang om afspraken te maken over de zichtbaarheid, toegankelijkheid en preventieve rol van de vertrouwenspersoon. Het boek De proactieve vertrouwenspersoon van Karin Bosman biedt tips om de vertrouwenspersoon te positioneren als strategisch kompas voor de organisatie.

♦ Vertrouwenspersoon grensoverschrijdend gedrag en/of integriteit

Vaak wordt de functie van vertrouwenspersoon grensoverschrijdend gedrag gecombineerd met de functie vertrouwenspersoon integriteit (denk aan fraude, diefstal of misstanden).

♦ Registervertrouwenspersoon

Vertrouwenspersoon is geen beschermd beroep, iedereen mag zich vertrouwenspersoon noemen. Om mensen die grensoverschrijdend gedrag ervaren in jouw organisatie zo goed mogelijk bij te staan, adviseren we om een registervertrouwenspersoon aan te stellen. Dit is een vertrouwenspersoon die een opleiding en examen heeft gedaan, een verplichting heeft tot nascholing en intervisie en gebonden is aan de gedragscode van de LVV.

Je kunt een externe registervertrouwenspersoon aanstellen of een interne medewerker laten opleiden tot registervertrouwenspersoon. Een overzicht van registervertrouwenspersonen en erkende opleidingen vind je op de website van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV): www.lvv.nl.

♦ Vertrouwenspersoon in verenigingen

Verenigingen met alleen vrijwilligers kiezen er soms voor om een vertrouwenscontactpersoon aan te stellen binnen de vereniging. Deze biedt de eerste opvang, een luisterend oor en kan doorverwijzen. Omdat een vertrouwenscontactpersoon niet kan begeleiden bij bijvoorbeeld klachten, is het belangrijk dat er ook een registervertrouwenspersoon kan worden ingeschakeld. In sommige gemeentes bestaat de mogelijkheid om gebruik te maken van een extern vertrouwenspersoon vanuit de gemeente, als dat niet zo is kun je als vereniging zelf een extern vertrouwenspersoon aanstellen.

De Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk biedt een korte opleiding tot vertrouwenscontactpersoon: NOV - Platform Vrijwillige Inzet

De Sesam Academie biedt tegen een maatschappelijk tarief registervertrouwenspersonen en advies voor verenigingen: https://sesamacademie.nl/contact/